Ce billet a été rédigé par Emma Lavallée et Abigaelle Guttierez. Il s'agit d'un travail réalisé dans le cadre de l’enseignement "Gestion de l’information et de la documentation numérique (GED, GEIDE, ERP)" du master 1 MAVINUM .
Emma Lavallée est diplômée de l’université de Limoges avec une Licence d’Histoire et une Licence Professionnelle Design de l’Information et Rédaction Technique. Elle poursuit actuellement le Master 1 MAVINUM à l’université Paul Valéry Montpellier 3 en alternance. Elle réalise cette alternance à Safran Landing Systems, entreprise d’aéronautique, dans le service de documentation technique.
Abigaelle Guttierez est diplômée de l'Université Paul Valéry Montpellier III d'un master en Histoire de l'art moderne. Après une année de césure, elle poursuit actuellement ses études en Master 1 MAVINUM en distanciel au sein de la même université. Elle est stagiaire au sein de l'équipe de gestion de Numerev, un incubateur scientifique et portail de science ouverte, où elle conçoit et réalise des tests utilisateurs.
Dans un monde où le volume des données croît de manière exponentielle et où les technologies évoluent à une vitesse fulgurante, les entreprises et les organisations font face à des défis croissants en matière de gestion de l'information.
La gestion électronique des documents (GED) se présente comme une solution adaptée à ces enjeux. Elle facilite la conservation et l'organisation des documents, mais aussi leur accessibilité et leur sécurité. Pour explorer ces enjeux, nous proposons une synthèse analytique et réflexive autour du Guide pratique 74 d’Archimag, intitulé “ECM, Ged : la gestion de contenu en évolutions”.
Nous examinerons comment les nouvelles tendances de la GED redéfinissent les pratiques et préparent les organisations à être plus agiles, sécurisées et conformes aux normes. Nous chercherons à comprendre comment les organisations peuvent tirer parti des systèmes de GED, tout en abordant les défis de ces technologies. Cette réflexion nous permettra de saisir les perspectives futures de la GED ainsi que son rôle essentiel dans le cadre de la transformation numérique des entreprises.
Dans le cadre de la GED, l'intégration de l'intelligence artificielle (IA) représente un tournant majeur. L’article de Texier montre comment l'IA facilite amplement la capture et le traitement des données à grande échelle, tout en réduisant les coûts associés.
On constate que l'automatisation avancée des processus grâce à l'IA permet une classification précise des documents, une extraction intelligente des métadonnées et la suggestion de corrections ou d'améliorations en temps réel. Par exemple, Google propose Document AI, qui aide à automatiser la saisie des données et à les rendre accessibles pour d'autres applications.
C’est une solution cruciale pour les plateformes utilisant des solutions ECM (Enterprise Content Management). L'IA améliore l'expérience utilisateur en automatisant le marquage des documents et en facilitant les opérations de recherche grâce à des systèmes de reconnaissance. Ce processus enrichit les systèmes de GED et ouvre la voie à des analyses plus complexes et prédictives, essentielles à la prise de décision stratégique dans les environnements d'affaires actuels.
La conformité réglementaire est un enjeu central pour les systèmes de GED, notamment à l'ère du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les systèmes de GED doivent garantir la sécurité et la confidentialité des données, mais aussi leur intégrité et leur accessibilité.
Comme le souligne Texier dans son article, cela inclut des mesures telles que la justification de la collecte de données, le consentement des utilisateurs, le droit à l'oubli et la détection de contenus sensibles. Cette mise en conformité découle aussi de la flexibilité des systèmes à s'adapter aux évolutions législatives.
Cela comprend la gestion avancée des métadonnées et la capacité à tracer l'audit complet des documents pour répondre aux exigences de transparence et de responsabilité.
Enfin, les politiques internes, la formation des utilisateurs et la mise en place de procédures sont cruciales pour assurer que les systèmes soient utilisés conformément aux lois et règlements. Cette approche holistique est essentielle pour minimiser les risques légaux et renforcer la confiance des utilisateurs dans le système de GED.
L'adaptation au modèle de télétravail, abordé dans l’article de Buscal, souligne l'importance d'un système de GED flexible et sécurisé face à l'évolution des modes de travail. Les organisations doivent repenser leurs stratégies de GED pour s'adapter à une main-d’œuvre plus dispersée géographiquement, impliquant une accessibilité sans faille et des mesures de sécurité renforcées.
Pour répondre à ces défis, l’intégration de solutions de chiffrement avancé et de gestion des identités doivent être appliquées. De plus, la formation continue des utilisateurs est cruciale pour une transition efficace vers le télétravail. Il est impératif que les employés soient sensibilisés aux meilleures pratiques de sécurité et de collaboration à distance.
Cette démarche assure que la productivité et la collaboration ne soient pas compromises, même en dehors de l'environnement de travail traditionnel. La gestion adaptative des documents, dans un contexte de télétravail, n'est pas seulement une réponse à une crise, mais une évolution nécessaire vers un modèle de travail plus flexible et résilient, préparant les entreprises pour l'avenir du travail.
L'automatisation des processus métiers et documentaires est devenue un axe majeur de développement pour les systèmes de GED, comme l’explique Carré son article. Il met en évidence une tendance marquée vers la digitalisation complète des processus, motivée par des gains de productivité et une réduction significative des coûts de traitement des documents. L'impact de l'automatisation se manifeste particulièrement dans les processus tels que : les workflows, la gestion des achats, et les interactions avec les clients et fournisseurs ; l'efficacité opérationnelle peut être grandement améliorée par la réduction des tâches manuelles et l'utilisation de l'IA pour le traitement des données.
Cette transformation numérique est facilitée par des technologies telles que le Business Process Automation (BPA) et le Business Process Management (BPM). Ce sont des solutions de gestion intelligente des documents, qui permettent une gestion plus fluide et intégrée des documents. En réduisant la dépendance aux documents physiques, les entreprises améliorent leur efficacité opérationnelle et répondent aux exigences de durabilité et de responsabilité environnementale.
Ainsi, la GED automatisée se présente comme une solution à des défis immédiats, et s'inscrit dans une perspective stratégique à long terme, visant à transformer les pratiques de travail et soutenir les entreprises dans leur transition vers un environnement de travail plus numérisé et écologiquement responsable.
L’article de Buscal explique comment les stratégies de sécurité doivent être intégrées dès la conception des systèmes de GED pour protéger contre les accès non autorisés et les violations de données.
Cette approche est essentielle dans un environnement où les risques de cyberattaques sont croissants, exacerbé par la diversité et la quantité de données gérées. Les systèmes de GED modernes doivent offrir des niveaux de sécurité adaptés aux types de contenus qu'ils gèrent, impliquant des méthodes de cryptage avancées, la gestion des droits d'accès et des profils d'utilisateurs, ainsi que la mise en place de protocoles de traçabilité et d'auditabilité des accès et des modifications.
Selon l’auteur, ces mesures ne se limitent pas à la protection des données contre les intrusions externes, mais englobent également la prévention des fuites internes et la garantie de l'intégrité des données au fil du temps. De plus, la mise en œuvre de politiques de sécurité efficaces nécessite une collaboration étroite entre les départements informatiques et les utilisateurs finaux pour s'assurer que les règles de sécurité ne compromettent pas l’usabilité et l'efficacité des processus métier.
On souligne ici l'importance de formations régulières pour les utilisateurs afin de les sensibiliser aux pratiques de sécurité et de renforcer la culture de la protection des données au sein de l'organisation.
Le dossier met l'accent sur l'importance de renforcer la collaboration et la communication au sein des organisations via des systèmes de GED.
Cependant, malgré les avancées technologiques, un grand nombre d'organisations continuent de s'appuyer sur des méthodes traditionnelles comme l'email pour le partage de documents internes, ce qui pose des défis significatifs en termes de sécurité et de traçabilité.
De plus, il est avancé que les besoins en partage externe sécurisé des informations sont souvent entravés par des contraintes telles que le volume des données et un contrôle insuffisant des informations partagées. Pour surmonter ces défis, Le Ven propose la création d'espaces collaboratifs dédiés et sécurisés.
Ces espaces, configurés pour être temporaires ou permanents selon les besoins, permettent de centraliser les échanges documentaires et de les sécuriser. Ils offrent une gestion des droits d'accès précise, ce qui garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations, et facilitent le suivi des modifications et des interactions avec les documents.
Une des suggestions particulièrement mise en avant est l'adoption de technologies permettant une traçabilité accrue des actions entreprises sur les documents partagés. Ceci est essentiel pour une gouvernance efficace des données et pour répondre aux préoccupations de conformité et de sécurité. En effet, environ 53 % des professionnels interrogés dans le cadre de la publication de ce dossier expriment le besoin d'améliorer la définition des règles et des processus.
Ceci témoigne d'une forte demande pour des solutions de GED qui renforcent la collaboration, la sécurité et la responsabilité. En intégrant de telles solutions, les organisations peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, tout en renforçant la sécurité des données et en promouvant une culture de collaboration ouverte. Ces espaces collaboratifs, enrichis de fonctionnalités avancées de GED, représentent une opportunité prometteuse pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion de leurs documents dans un environnement évoluant vers le numérique et l’interconnectabilité.
Pour conclure, ce dossier met en lumière l'évolution rapide et significative de la GED dans un contexte professionnel de plus en plus axé sur la digitalisation et l'automatisation.
La nécessité d'intégrer l'intelligence artificielle pour optimiser les processus de classement et d'indexation, la conformité réglementaire renforcée pour répondre aux normes de sécurité et de protection des données, ainsi que l'adaptation aux nouveaux paradigmes de travail comme le télétravail, sont des thèmes qui définissent l'avenir de la GED.
L'automatisation continue de réduire la dépendance aux documents physiques, facilitant des opérations plus écologiques et efficaces, tandis que la sécurité des données devient une priorité incontournable pour protéger les informations sensibles et garantir la confiance des utilisateurs. Les auteurs offrent une perspective approfondie sur les défis et les opportunités de la GED dans le cadre de la transformation numérique des entreprises.
Ils soulignent l'importance d'une approche proactive et bien informée pour exploiter pleinement les potentialités de ces technologies.
On en conclut que les organisations doivent donc rester vigilantes et agiles, prêtes à intégrer de nouvelles solutions pour améliorer leurs systèmes de gestion documentaire, tout en restant attentives aux exigences réglementaires et aux besoins changeants de leur main-d’œuvre.